Workflow: aprenda como gerenciar e otimizar equipes e projetos na sua startup

Muito se fala sobre gestão de processos. Pouco se fala sobre gestão de conhecimento. Hoje, especialmente após a crescente migração ao modelo home office, as empresas precisam estar prontas para centralizar toda sua comunicação em um único lugar. 

Isso permite que cada colaborador entenda e tenha acesso a tudo o que está sendo produzido, diminuindo significativamente as refações e evitando com que informações se percam por meio de e-mails, conversas de WhatsApp, etc. 

E como fazer isso de uma maneira eficiente? Com um fluxo de trabalho automatizado e organizado — workflow. 

Workflow? 

É o futuro de todas as organizações que buscam uma ferramenta inteligente capaz de armazenar, organizar, centralizar e gerenciar processos, arquivos, projetos, peças, campanhas, mídias, ou seja, os ativos digitais que fazem sentido à rotina de trabalho de sua equipe. 

Usando uma agência de marketing ou equipe interna de comunicação como exemplo: antes de uma campanha sonhar em ganhar vida, é preciso planejamento, pesquisa de mercado e público-alvo, elaboração de persona, produção do conceito criativo, criação de toda a parte gráfica, veiculação e postagem nas redes sociais, etc. 

Percebe que há um fluxo de processos que precisam fluir em constante harmonia para que o resultado final seja concretizado? 

Sendo assim, o workflow pode ser definido como um facilitador de jornada, na qual os funcionários que estiverem no início ou fim da mesma, terão acesso aos mesmos materiais, observações e conteúdos, para que todo o processo seja unificado. 

Qual a importância e as melhores práticas de um workflow? 

Se o fluxo de trabalho é importante para qualquer empresa, às startups ele se torna fundamental, já que tudo muda e se transforma toda hora e as informações e processos internos precisam estar aptos a acompanharem essa mudança também. 

Segundo o estudo Panopto Workplace Knowledge and Productivity, com mais de mil trabalhadores nos EUA, descobriu-se que 42% do conhecimento não é compartilhado e é exclusivo às pessoas, ou seja, se elas não estão presentes ou acabam deixando o emprego, seus colegas não conseguem realizar quase metade do trabalho.

Além disso, a pesquisa também afirma que eles perdem 5,3 horas todas as semanas esperando por informações vitais à sua função, ou reaprendendo o conhecimento, o que implica em projetos atrasados, oportunidades perdidas, frustração entre os funcionários e impacto significativo nos resultados financeiros. 

Para evitar que isso aconteça, uma ótima alternativa é o workflow. Se liga nesses benefícios: 

Centralização de Processos e Informações 

Você também já se sentiu perdido em meio a prazos, procedimentos, contextos e materiais produzidos para algum projeto? Já deixou escapar alguma solicitação feita por WhatsApp ou esqueceu da data de entrega estipulada por aquele e-mail? 

Isso acontece quando as informações não estão centralizadas, com fácil acesso para todos. Situações assim costumam comprometer o andamento e dinâmica do trabalho, além de afetar a produtividade e qualidade na entrega final, principalmente com prazos apertados, como costuma acontecer em agências ou startups. 

Relatórios de controle 

Mais importante do que gerenciar tarefas é saber exatamente aonde e por que elas estão atrasando. Com o workflow você tem acesso em tempo real a relatórios que mostram exatamente o momento em que o projeto patina. Assim, é possível fazer um diagnóstico focado para identificar pontos de melhoria. 

Além disso, acompanhe índices de produtividade diários, além das horas trabalhadas por cada colaborador, assim como seus respectivos resultados. 

Gestão eficiente 

O workflow é fundamental para definir a divisão de tarefas e responsabilidades, assim, cada um tem clareza do que precisa ser feito, assim como para quem precisa ser entregue depois. 

Com ele, é possível controlar o fluxo produtivo, em que uma nova etapa não começa enquanto sua anterior não termina. Isso diminui os erros e refações e faz o seu time ganhar em produtividade, diminuindo o tempo de entrega e maximizando os resultados. 

Armazenamento Inteligente 

Para potencializar seu workflow e organizar todos os ativos digitais produzidos dentro do seu negócio, existem ferramentas inteligentes que podem ser integradas para armazenamento eficiente, como o DAM, ou Digital Asset Management (Gerenciamento de Ativos Digitais). 

Com ela é possível integrar todos os departamentos, como marketing, vendas, projetos e e-commerce, para que se ganhe em qualidade, padronização e eficiência.

Além disso, ele facilita o fim do ciclo de produção, no qual são veiculadas as alterações, validações e aprovações para o seguimento do fluxo e apresentação do resultado final. 

Quero um workflow. E agora? 

Ainda bem que hoje já existem empresas especializadas nesse assunto e que cuidam de tudo para você. Conheça a Huntag, startup residente do programa Distrito For Startups,  um software on-line que proporciona a otimização, organização e gestão do fluxo de conteúdos e projetos através de Workflow e DAM.

Saiba mais sobre o Distrito For Startups

O Distrito for Startups é um programa de desenvolvimento contínuo de startups que tem como objetivo auxiliar na superação de todos os desafios da gestão, e ser ponte entre a startup e a maior comunidade virtual de startups do país.

O programa conecta sua startup a soluções inovadoras e uma tecnologia de ponta, através de mentorias onlines com diferentes mentores a sua escolha ou com um dos Community Managers do Distrito, participação em eventos, conexão direta com corporates e universidades, treinamento de pitch para investidores, acesso a conteúdos e workshops exclusivos, validação de processos e descontos em ferramentas. Além de hubs de inovação que te conectam com diferentes empreendedores e diversas oportunidades.