10 fatores para validar uma nova tecnologia!
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Muito se fala sobre gestão de processos. Pouco se fala sobre gestão de conhecimento. Hoje, especialmente após a crescente migração ao modelo home office, as empresas precisam estar prontas para centralizar toda sua comunicação em um único lugar. Isso permite que cada colaborador entenda e tenha acesso a tudo o que está sendo produzido, diminuindo […]
Artigo atualizado 26 de março de 2021
Muito se fala sobre gestão de processos. Pouco se fala sobre gestão de conhecimento. Hoje, especialmente após a crescente migração ao modelo home office, as empresas precisam estar prontas para centralizar toda sua comunicação em um único lugar.
Isso permite que cada colaborador entenda e tenha acesso a tudo o que está sendo produzido, diminuindo significativamente as refações e evitando com que informações se percam por meio de e-mails, conversas de WhatsApp, etc.
E como fazer isso de uma maneira eficiente? Com um fluxo de trabalho automatizado e organizado — workflow.
É o futuro de todas as organizações que buscam uma ferramenta inteligente capaz de armazenar, organizar, centralizar e gerenciar processos, arquivos, projetos, peças, campanhas, mídias, ou seja, os ativos digitais que fazem sentido à rotina de trabalho de sua equipe.
Usando uma agência de marketing ou equipe interna de comunicação como exemplo: antes de uma campanha sonhar em ganhar vida, é preciso planejamento, pesquisa de mercado e público-alvo, elaboração de persona, produção do conceito criativo, criação de toda a parte gráfica, veiculação e postagem nas redes sociais, etc.
Percebe que há um fluxo de processos que precisam fluir em constante harmonia para que o resultado final seja concretizado?
Sendo assim, o workflow pode ser definido como um facilitador de jornada, na qual os funcionários que estiverem no início ou fim da mesma, terão acesso aos mesmos materiais, observações e conteúdos, para que todo o processo seja unificado.
Se o fluxo de trabalho é importante para qualquer empresa, às startups ele se torna fundamental, já que tudo muda e se transforma toda hora e as informações e processos internos precisam estar aptos a acompanharem essa mudança também.
Segundo o estudo Panopto Workplace Knowledge and Productivity, com mais de mil trabalhadores nos EUA, descobriu-se que 42% do conhecimento não é compartilhado e é exclusivo às pessoas, ou seja, se elas não estão presentes ou acabam deixando o emprego, seus colegas não conseguem realizar quase metade do trabalho.
Além disso, a pesquisa também afirma que eles perdem 5,3 horas todas as semanas esperando por informações vitais à sua função, ou reaprendendo o conhecimento, o que implica em projetos atrasados, oportunidades perdidas, frustração entre os funcionários e impacto significativo nos resultados financeiros.
Para evitar que isso aconteça, uma ótima alternativa é o workflow. Se liga nesses benefícios:
Você também já se sentiu perdido em meio a prazos, procedimentos, contextos e materiais produzidos para algum projeto? Já deixou escapar alguma solicitação feita por WhatsApp ou esqueceu da data de entrega estipulada por aquele e-mail?
Isso acontece quando as informações não estão centralizadas, com fácil acesso para todos. Situações assim costumam comprometer o andamento e dinâmica do trabalho, além de afetar a produtividade e qualidade na entrega final, principalmente com prazos apertados, como costuma acontecer em agências ou startups.
Mais importante do que gerenciar tarefas é saber exatamente aonde e por que elas estão atrasando. Com o workflow você tem acesso em tempo real a relatórios que mostram exatamente o momento em que o projeto patina. Assim, é possível fazer um diagnóstico focado para identificar pontos de melhoria.
Além disso, acompanhe índices de produtividade diários, além das horas trabalhadas por cada colaborador, assim como seus respectivos resultados.
O workflow é fundamental para definir a divisão de tarefas e responsabilidades, assim, cada um tem clareza do que precisa ser feito, assim como para quem precisa ser entregue depois.
Com ele, é possível controlar o fluxo produtivo, em que uma nova etapa não começa enquanto sua anterior não termina. Isso diminui os erros e refações e faz o seu time ganhar em produtividade, diminuindo o tempo de entrega e maximizando os resultados.
Para potencializar seu workflow e organizar todos os ativos digitais produzidos dentro do seu negócio, existem ferramentas inteligentes que podem ser integradas para armazenamento eficiente, como o DAM, ou Digital Asset Management (Gerenciamento de Ativos Digitais).
Com ela é possível integrar todos os departamentos, como marketing, vendas, projetos e e-commerce, para que se ganhe em qualidade, padronização e eficiência.
Além disso, ele facilita o fim do ciclo de produção, no qual são veiculadas as alterações, validações e aprovações para o seguimento do fluxo e apresentação do resultado final.
Ainda bem que hoje já existem empresas especializadas nesse assunto e que cuidam de tudo para você. Conheça a Huntag, startup residente do programa Distrito For Startups, um software on-line que proporciona a otimização, organização e gestão do fluxo de conteúdos e projetos através de Workflow e DAM.
O Distrito for Startups é um programa de desenvolvimento contínuo de startups que tem como objetivo auxiliar na superação de todos os desafios da gestão, e ser ponte entre a startup e a maior comunidade virtual de startups do país.
O programa conecta sua startup a soluções inovadoras e uma tecnologia de ponta, através de mentorias onlines com diferentes mentores a sua escolha ou com um dos Community Managers do Distrito, participação em eventos, conexão direta com corporates e universidades, treinamento de pitch para investidores, acesso a conteúdos e workshops exclusivos, validação de processos e descontos em ferramentas. Além de hubs de inovação que te conectam com diferentes empreendedores e diversas oportunidades.
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