Como inovar na gestão de clínicas e hospitais?

Quando se fala em inovar na gestão de clínicas e hospitais, é comum pensar na aquisição e implementação da última tecnologia do momento. Porém, a verdade é que fazer essa virada de chave de maneira bem-sucedida é necessário planejamento e reflexão.
Antes de colocar a mão na massa, é preciso entender as dores enfrentadas por grande parte das instituições do setor e entender as grandes corporações que atuam nessa área.

Principais dores dos hospitais e clínicas — e como a tecnologia pode resolvê-las

Em 2019, o Distrito Dataminer fez uma extensa busca em estudos e pesquisas do setor de saúde para identificar quais são as dores enfrentadas pelos hospitais e clínicas brasileiros. O resultado foi o levantamento Hospitais e Clínicas 4.0, que apontou os 6 maiores desafios enfrentados por centros médicos no dia a dia. São eles:

Realizar uma boa gestão da cadeia de suprimentos

Uma das principais dores enfrentadas por hospitais e clínicas é realizar um gerenciamento eficiente da cadeia de suprimentos. Fornecedores e materiais que deveriam ser envolvidos na gestão de recursos podem passar despercebidos, o que é bastante problemático. 

Usando soluções inovadoras de controle de estoque e monitoramento de ambientes, por outro lado, a instituição ganha eficiência, reduz despesas e oferece melhores condições de trabalho para médicos e demais membros da equipe, assim como disponibiliza um ambiente mais agradável aos pacientes.

Coordenar funcionários

Outro desafio é otimizar o controle de horários e acompanhar a produtividade dos colaboradores. Se feitos manualmente, o controle de ponto e a gestão de escalas estão sujeitos a erros humanos. 

Por isso, o melhor é contar com ferramentas que automatizam essas tarefas, solucionando problemas de eficiência e rendimento da equipe, viabilizando o fácil acesso a resultados para médicos e gestores e melhorando a comunicação interna. 

Indiretamente, softwares de gestão e relacionamento com o paciente também podem contribuir com essa tarefa por meio da otimização de tarefas do dia a dia, promovendo maior agilidade e assertividade. Além disso, algumas soluções oferecerem ainda uma visão geral do estabelecimento, o que permite identificar os especialistas que trazem maior rentabilidade.

Monitorar processos

Em um ambiente tão dinâmico e complexo como costumam ser hospitais e clínicas, o monitoramento detalhado e preciso de processos é uma tarefa desafiadora. Na maioria dos casos, o controle acaba se perdendo sem que haja a chance de aperfeiçoamento. 

Para resolver essa questão, é recomendado que a instituição conte com soluções focadas no gerenciamento de processos, protocolos e documentos para empresas da área de saúde.

Analisar dados

Outra dor levantada pelo Distrito Dataminer é fazer análises de dados frequentes e inteligentes, de forma que as informações de fato sejam transformadas em ações estratégicas para alavancar os resultados. 

Felizmente, há no mercado ferramentas de monitoramento de dados para a geração de insights, previsão de ameaças e oportunidades e tomada de decisão ágil. É o caso das startups que oferecem serviços de business analytics e de sistemas de gestão que integram uma sessão avançada de estatísticas.

Evitar fraudes

Fraudes em compras ainda são comuns entre instituições de saúde, sem contar a realização de tratamentos, procedimentos e exames sem necessidade. 

A inovação pode ajudar também nessa frente, quando o hospital ou clínica utiliza soluções focadas em prevenção ou auditoria de convênios e até mediação com fornecedores e detecção de fraudes.

Gerir pacientes

Se a gestão de colaboradores já é um desafio, tudo fica ainda mais complicado quando se trata da gestão de pacientes. Como já abordamos anteriormente, é crucial que o paciente tenha uma experiência positiva desde o agendamento de uma consulta ou exame, até a finalização de seu tratamento ou avaliação do serviço recebido. 

Entendemos que esta jornada é composta por diversas etapas com graus de complexidade variados, e realizar esse gerenciamento de forma manual exige muito esforço, atenção e tempo — um dos recursos mais escassos.

Nesse sentido, o apoio de um CRM (customer relationship management), como o TuoTempo, é indispensável. Ele permite acessar todas as informações sobre os pacientes em uma única plataforma de forma segura, online e integrada com diversos softwares de gestão.

Como inovar na gestão de clínicas e hospitais na prática

Falamos sobre as principais dores de hospitais e clínicas. Agora, conheça algumas soluções práticas para inovar na gestão dessas instituições.

Agendamento online

Mais do que equipamentos, as instituições de saúde devem investir em ferramentas que permitam aproveitar o tempo da melhor forma possível, sem deixar a humanização do atendimento de lado. Mas como fazer isso com tantas tarefas operacionais?

O agendamento online é uma solução! E quando integrado ao marketplace da Doctoralia — o maior do mundo —, o número de vantagens é ainda maior. Isso porque ele une visibilidade nos motores de busca, como o Google, com a praticidade e organização de um completo sistema de gestão. 

O perfil na Doctoralia permite que profissionais e centros médicos sejam encontrados quando alguém procura por especialidade + cidade, por exemplo, e facilita a escolha do especialista mais adequado por meio de avaliações e do ranqueamento com base nos horários mais próximos disponíveis.

Assim, o paciente não precisa pegar o telefone sem necessidade, e a instituição de saúde pode alocar os funcionários em tarefas mais estratégicas. Outro ponto importante é que, ao contrário da ligação, que é restrita ao horário comercial, a agenda online fica disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que traz novas oportunidades de aquisição de pacientes. 

Digitalização de dados

Outra maneira de inovar na gestão de clínicas e hospitais é digitalizando os dados dos pacientes. O histórico médico, por exemplo, pode ficar disponível online para ser acessado pelo médico e pelo paciente. O mesmo vale para documentações e resultados de exames. 

Armazenados online, os documentos ficam mais fáceis de encontrar, organizados e seguros, já que não estão sujeitos a roubos, perdas e danos.

Mas atenção: o ambiente virtual também tem suas especificidades quando o assunto é segurança. Um ponto que não deve ser ignorado diz respeito à segurança de dados. O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR), em vigor na União Europeia desde 2018, veio para garantir a privacidade e proteção de informações na internet. 

A lei se antecipou ao restante do mundo e passou a exigir mudanças na maneira como dados online são manuseados, inclusive influenciando outras legislações, como a brasileira Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que deve ter vigência em 2021.

Com a nova regulamentação, quem se comunica com clientes pela internet de forma improvisada e utiliza sistemas de agendamento não seguros terá que se adaptar para evitar multas.

Comunicação personalizada

O paciente digital busca um serviço personalizado desde o agendamento até o momento em que deixa a clínica ou hospital. Para atender a esta necessidade, é indicado que a instituição automatize o envio de comunicação e ative campanhas de marketing direcionadas à audiência certa, ou seja, bem segmentadas.

Isso pode ser feito por diversos canais, como email, SMS e notificações push, e sua eficácia pode variar de acordo com o perfil do público alvo e o conteúdo da mensagem. 

App customizado

Por fim, a criação de um aplicativo customizado para seu hospital ou clínica é uma excelente maneira de elevar a experiência oferecida a um novo nível, entregando ainda mais praticidade, agilidade e facilidade no contato com seu estabelecimento.

Por meio de soluções como o TuoTempo, o paciente pode acessar informações a qualquer hora; agendar, remarcar e cancelar atendimentos; realizar consultas online; avaliar os serviços; realizar o pagamento online e tirar dúvidas com o especialista. Outra possibilidade é conferir uma previsão de tempo de espera, assim como o número de pessoas que aguardam atendimento. 

Na versão direcionada aos médicos, é possível acompanhar a agenda, responder dúvidas e acessar dados dos pacientes pela tela do celular.

Telemedicina

Diante de um cenário que exige o máximo de isolamento social e transforma as unidades de saúde em locais de risco, a Telemedicina foi uma das soluções defendidas pelo Ministério da Saúde para desacelerar a proliferação do coronavírus no Brasil, e já está transformando o contato entre o médico e o paciente.

Desde o final de março de 2020, quando a prática foi regulamentada na Portaria nº 467, até os primeiros dias de abril, mais de 62 mil consultas online já haviam sido agendadas na Doctoralia, e o crescimento segue em ritmo acelerado.

Para estabelecimentos de saúde, esta é uma forma de colaborar com o achatamento da curva de contágio do vírus, oferecer ajuda neste momento tão delicado e ainda manter a rentabilidade do negócio, já que os especialistas podem continuam atendendo remotamente. Vale lembrar que, visando simultaneamente a boa experiência do paciente e a otimização da gestão, é importante que a ferramenta de vídeo adotada siga todas as orientações de segurança e privacidade, além de estar integrada com os demais processos da jornada do paciente, como o agendamento, a prescrição eletrônica e o pagamento online. O software de gestão da Doctoralia e o CRM TuoTempo são exemplos de plataformas que oferecem esse tipo de integração com eficiência.