Startups: Como alcançar máxima produtividade

Startups vivem em mares turbulentos onde a maior das certezas é o iminente fracasso. Se a empreitada for mal planejada, o transatlântico / cruzeiro / barco / jangada pode afundar a qualquer momento.

Para combater o implacável oceano das incertezas é fundamental um mapa e uma bússola que aponte para o norte da vitória. E esta terra firme prometida só será alcançada com altíssima produtividade maximizando os escassos recursos à disposição. E esta entrega só será realizada com remadas fortes e contínuas da equipe sempre em uníssono na mesma direção.

Assim, segue abaixo o mapa dos 10 guias que favorecem a altíssima produtividade em cenários incertos trazendo consistência à equipe sempre respeitando o desenvolvimento das competências individuais dos integrantes.

1. A perfeição não é acertar de primeira mas aprender com o primeiro erro
2. Menos é mais
3. Tudo deve ser feito com base em referências
4. Tudo deve ser documentado
5. Todas as reuniões devem ter pauta e horário de término
6. Tudo que leva menos de 10 minutos deve ser feito agora
7. A responsabilidade pelos erros é sempre do líder
8. Executar apenas tarefas que geram valor
9. Thinking Environment
10. Estratégia das Mittelstand

1. A perfeição não é acertar de primeira mas aprender com o primeiro erro.

Todos erramos e, no universo incerto das startups, o “fail fast” é implacável. Este conceito esclarece que, quanto mais erros cometermos, melhores ficaremos porque a quantidade de acertos é proporcional à quantidade de erros. Em outras palavras: em cenários incertos, quanto mais errarmos, maior a chance de acertarmos.

Erramos mas queremos ser perfeitos. Não queremos falhar. Ou, pelo menos, queremos falhar o mínimo dos mínimos. Se em cenários incertos a perfeição contínua é impossível… Qual é o máximo de perfeição que podemos alcançar?

A perfeição, em startups, é aprender com o primeiro erro.

Erraremos. E, quando acontecer, que sejamos perfeitos na compreensão do aprendizado vindo do primeiro erro. E que nunca mais cometamos o mesmo erro.

Falhe miseravelmente, erga a cabeça, aprenda com o primeiro erro e, a partir de agora, acerte para sempre.

2. Menos é mais.

Este é um dos principais conceitos da Bauhaus, escola de design alemã que aproveitou os preceitos da Revolução Industrial, da objetividade, do construtivismo e da Gestalt para criar um novo conceito de estética visual e esclarecimento mental. No processo de desenvolvimento de novas mídias e soluções tecnológicas, “a elegância pela economia de formas, o enfoque funcional e a redução de custos de produção” dita a regra geral na qual a nossa realidade vem sendo transformada com produtos cada vez mais simples (não simplórios) e funcionais.

A Bauhaus teve como aluno expoente Dieter Rams, o principal designer da Braun, a principal influência do diretor de design da Apple, Jon Ive. Neste exemplo, fica claro a influência que a Bauhaus tem inclusive em mercados que, na sua fundação em 1919, nem existiam.

A industrialização e a produção de bens de consumo em larga escala se intensificou através de processos mínimos, essenciais e repetíveis. Frederick Taylor, através de sua “Administração Científica” na virada do século XX, estabeleceu parâmetros que se intersectam com o “menos é mais” da Bauhaus. A maior parte das indústrias ocidentais que se destacaram ao longo do século XX aplicaram estes conceitos. E inclusive indústrias orientais, como a japonesa Toyota, criaram métodos complementares como o Kaizen (que é referência em startups) que seguem na mesma linha do “menos é mais”.

3. Tudo deve ser documentado.

Uma das frases mais famosas do filósofo George Santayana diz: “Aqueles que não podem lembrar o passado estão condenados a repetí-lo”. Também o intelectual alemão Karl Marx ressaltava que a história pode se repetir em forma de farsa ou até mesmo de tragédia.

O passado precisa ser lembrado para que o futuro seja brilhante. Não devemos repetir o passado mas repetirmos as lembranças para, a partir de então, aplicarmo-nos no nosso presente construindo um futuro melhor.

O passado pode ser lembrado a partir da nossa memória mas, como ela simplesmente falha, não podemos contar com nossa condição humana no alcance de resultados empresariais. Precisamos, sim, contar com uma documentação clara e efetiva. Assim, ao consultarmo(-nos) sempre lembraremos de todos os mínimos detalhes para repassarmos para os demais e, também, estes poderão entender o passado com o máximo de clareza apenas consultando nossos documentos.

Assim, ou documentaremos o passado ou os mesmos erros serão cometidos para sempre sem lembrarmo-nos deste lastimável círculo vicioso.

4. Tudo que leva menos de 10 minutos deve ser feito agora.

No turbulento dia-a-dia em que vivemos temos inúmeras tarefas listadas para realizarmos e, ao mesmo tempo, novas e inesperadas tarefas chegam à nossa mesa para solucionarmo-nas imediatamente. Neste momento de surpresa perguntamo-nos: “Será que eu executo esta nova tarefa agora mesmo ou adiciono-a na lista das demais?”

Temos duas possibilidades: se levar menos de 10 minutos, execute-a agora (ou, no pior dos cenários, ainda no mesmo dia). Se levar mais tempo, encaixe-a na lista. Por que? Tudo que é pequeno deve ser resolvido rapidamente para não gerar um gargalo operacional das atividades alheias. Às vezes, o que é rápido para você fazer e, aparentemente, não é tão importante pode ser fundamental para quem pediu sua ajuda.

5. Todas as reuniões devem ter pauta e horário de término.

É famosa a pontualidade britânica e o mundo inteiro vem se tornando cada vez mais assertivo. Ainda assim, no Brasil, é difícil e, às vezes, severo demais exigir pontualidade no início das reuniões. Contudo, precisão na outra ponta é possível: horário de término. E, para isso, o segredo é ter sempre uma pauta definida.

Quem nunca ficou duas horas em reunião sendo que a última hora serviu para pouca coisa? O erro não foi fugir do assunto principal; o erro foi ninguém ter definido uma pauta.

Uma pauta enviada para todas as partes antes da reunião e esclarecida no início da mesma ajudará imensamente a manter o foco no essencial. Não se perderá tempo com frivolidades e esta assertividade somará para o foco da empresa como um todo fortalecendo uma cultura organizacional de resultados.

6. A responsabilidade pelos erros é sempre do líder.

Estruturas patriarcais piramidais tendem a isolar o alto clero dos problemas responsabilizando-os apenas pelas conquistas. Na esfera administrativa, isto é um absurdo completo no âmbito tanto individual quanto de produtividade coletiva porque, a longo prazo, a equipe desmotiva-se e a energia que outrora existia dificilmente retornará.

Ao mesmo tempo, estruturas horizontais tendem a não ter um cabeça e isto também é um engano. É essencial termos alguém para administrar as informações, conflitos, dificuldades, imprevistos e erros da unidade.

Além disso, a produtividade de um colaborador sempre é uma combinação de três fatores: contexto, competência e liderança. O contexto é a empresa, as competências estão sendo desenvolvidas e a liderança precisa ser forte e consolidada.

Assim, o erro nem sempre é do líder mas, por motivos práticos, a responsabilidade precisa sempre ser do mesmo.

7. Tudo deve ser feito com base em referências.

Só sabemos que nada sabemos. Como estamos lidando sempre com inovação e criatividade é essencial tratarmos os avanços dos projetos com base em empreitadas de sucesso. Propor algo que surgiu puramente da sua imaginação é uma irresponsabilidade que pode gerar retrabalho e perda de recursos. Assim, é essencial sempre, absolutamente sempre, apresentar novas soluções e ideias com base em cases de sucesso. Desta maneira, sempre estaremos em um nível de qualidade máximo de empresa, equipe e soluções.

Não é menosprezar a inteligência imaginativa mas reforçar a inteligência estratégica.

8. Thinking Environment.

Esta é uma metodologia que permite a criação de um ambiente de apreço e respeito entre pessoas para geração de novas ideias, remoção de bloqueios de pensamento, indagação de novas possibilidades, tomadas de decisão mais claras e, certamente, muito mais.

Segue abaixo a lista dos 10 componentes de um Thinking Environment:

1. Atenção
2. Igualdade
3. Tranquilidade
4. Apreciação
5. Encorajamento
6. Sentimentos
7. Informação
8. Diversidade
9. Perguntas incisivas
10. Local

9. Executar apenas tarefas que geram valor.

As únicas tarefas que devem ser realizadas são aquelas que geram valor. Manutenção não gera valor e deve ser sempre evitada. Muitas vezes, a manutenção não gera vendas e, para focarmos nestas atividades, precisamos de contratação de mais pessoas e, para isso, precisamos de mais capital que vem da vendas de produtos e serviços que geram valor.

E este é um círculo vicioso que geralmente acaba quando a startup entra em fase de escala.

10. Estratégia das Mittelstand.

As médias empresas alemãs, denominadas Mittelstand, são globalmente reconhecidas pela sua inovação em processos, produtos e serviços. Estas empresas florescem e alcançam altíssima performance em inovação apesar de seus limitados recursos humanos e financeiros.

Segue abaixo a lista das principais características que devem ser seguidas para maximizar os resultados de uma startup:

• Foco em nicho
• Colaboração do consumidor
• Estratégia de Globalização
• Preferência pelo autofinanciamento
• Mentalidade de longo prazo
• Relações superiores de empregado
• Integridade da comunidade

Referência: Innovation with Limited Resources: Management Lessons from the German Mittelstand

Esse é um guia que foi usado como referência no desenvolvimento do Cora (sistema de gestão para coworkings e suas comunidades).

Espero que tenha gostado e estou aberto para dúvidas e opiniões.