Antes de falarmos sobre as melhores práticas e as dicas principais que eu aconselho você fazer quando for criar seu meetup é interessante recapitularmos o que é um, a importância dele e qual o objetivo principal.

Vamos lá! A expressão Meetup se refere a um encontro informal no qual quem está participando conversa em pé, ajudando inclusive na circulação e networking. A ideia veio do Vale do Silício, até porque eventos como esse são tão comuns quanto um happy-hour.

Você pode estar se perguntando: mas o que um evento como esse pode trazer de interessante para a minha empresa? Para mim, é muito importante e uma forma dinâmica de montar um evento. Você necessariamente não precisa criar um meetup como na descrição que coloquei no início do texto. Mas ter um evento que tenha um formato informal atrai muita gente, ajuda no networking, na troca de ideias e discussões.

O meetup, inclusive, pode ser interessante tanto para grandes empresas como startups. Por exemplo, imagine uma grande corporação organizando um meetup entre os funcionários, no meio da semana e durante o expediente, mesmo com uma duração pequena. Isso pode ajudar os colaboradores a se engajarem e trazer benefícios para o ambiente de trabalho, como um clima mais harmônico.

O mesmo vale para as startups! Afinal, para uma empresa pequena pode ser interessante chamar investidores e pessoas do ecossistema que o negócio está inserido para um meetup, com um tema atraente para todos. Isso pode ajudar no relacionamento e a expandir o networking.

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Ferramentas para criar seus eventos e meetups

Quando você for conversar com sua comunidade, divulgar seus meetups e convidar as pessoas para que participem é importante que escolha uma plataforma especializada nisso e que te traga ferramentas úteis e específicas na criação de eventos.

No Distrito, nós usamos o Sympla para divulgar todos os nossos eventos, inclusive, os meetups. Porém há também outras plataformas especializadas nisso como por exemplo, o Meetup.

É importante saber qual plataforma é interessante para as necessidades da sua empresa!

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As 8 dicas práticas para criar um meetup

1- Fique atento aos detalhes

Quando for criar um meetup ou um evento, esteja atento à data e ao local. Tenha certeza que quem irá comandar o discurso possa participar, confirme com antecedência e evite remarcar o dia. Tome cuidado e tenha atenção durante todo esse processo.

Recomendo que você escolha um lugar de fácil acesso e que provavelmente a maioria do seu público já conheça. Isso é essencial no começo da jornada de comunidade. Você precisa criar esse tipo de identidade, fazer com que o seu público fiel já saiba “de cara” onde você costuma criar seus eventos.

Outra dica importante é criar rituais. Você pode transformar o meetup em um ritual da sua empresa. Por exemplo, toda sexta-feira, em um horário específico, fazer um meetup que irá discorrer temas variados sobre determinado assunto.

2- Faça dos seus meetups e eventos uma maneira de criar comunidade

Criar comunidade é um trabalho duro e não é qualquer um que pode executá-lo sem um grupo de colegas que trabalhe em conjunto colaborando semanalmente.

Parece óbvio, mas não é, pois muitas vezes apenas uma pessoa cria o meetup ou um evento que acaba fracassando após o primeiro ou segundo encontro.

Convide amigos para ajudá-lo. Se quiser sozinho, tudo bem, mas após o primeiro encontro convide outras pessoas para colaborar. Você vai sentir essa necessidade e o sucesso do evento dependerá disso também.

Numa empresa é sempre importante ter um time focado na comunidade e nos eventos. Isso é essencial porque com uma equipe especializada e focada nisso a chance de criar e fomentar uma comunidade engajada é maior.

Afinal, para criar uma comunidade não basta vontade, é preciso muito esforço e “constância”. Ou seja, em tudo o que você se propor a fazer é necessário manter uma certa periodicidade ou até metas. Por exemplo, é interessante que seu time de Community Managers tenham metas de eventos por mês que mantenham seu público engajado.

3- Seja claro, passe todas as informações de forma correta

Aqui vão algumas dicas:

  • Tenha uma descrição clara e chamativa. Seu público precisa entender o objetivo principal, qual o tema, quem irá falar e como funcionará a dinâmica. Seja coeso e objetivo.
  • Use frases que estimulem o engajamento ou faça perguntas que serão respondidas no evento ou meetup. Por exemplo: “faça parte de nossa comunidade”, “venha conosco”, “não sabe como resolver esse problema? Aprenda no meetup” e etc.

4- Trabalhe a divulgação

Crie mecanismos de divulgação do seus meetups. Divulgue nas redes sociais, chame as pessoas, marque aquelas que tenham afinidade com o que é proposto no meetup. Utilizar o próprio whatsapp pode ser interessante. Hoje, muitas pessoas divulgam imagens de divulgação de eventos em grupos do whatsapp, entre amigos e etc.

Portanto, pode ser interessante você criar imagens específicas para esses meios, ou seja, que tenham uma resolução mais baixa. Isso ajuda na divulgação.

Comunique seu público por e-mail, faça a sua comunidade saber que aquele evento irá acontecer!

5- Tire fotos de cada evento e divulgue

Essa regra básica ajuda a manter lembranças do evento, mostrar as carinhas das pessoas, motiva outras pessoas  a fazerem o mesmo. Divulgue as fotos, imagens nas redes sociais em tempo real durante o próprio evento. Estimule que as pessoas que estão participando façam o mesmo. Crie hashtags para aquele evento. Estimule que todos as utilizem.

6- Crie relacionamento

Mantenha contato com as pessoas que encontrou no evento. Isso ajuda a engajar e a lembrar quem você é. Imagine eventos com mais de 30, 60 e até 200 pessoas. É impossível lembrar quem é quem só com os cartões de visita.

Adicione as pessoas no Linkedin, siga aquelas que você considera mais interessantes e mantenha um certo relacionamento. Essas pessoas podem se interessar por futuros eventos.

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